Rozpoczęcie nowego roku szkolnego w szkole pływackiej to ważny moment, który wymaga starannego przygotowania. Przygotowanie szkoły pływackiej na nowy rok to klucz do sukcesu, który pozwala nie tylko na płynny start zajęć, ale także na budowanie pozytywnej atmosfery wśród uczniów i kadry. W tym artykule przedstawiamy pięć praktycznych wskazówek, które pomogą w organizacji i skutecznym zarządzaniu szkołą lub klubem pływackim, zapewniając tym samym sukces w nadchodzących miesiącach.
Zaplanuj szczegółowo daty wydarzeń w swojej szkole bądź klubie pływackim
Dlaczego to jest takie istotne? Patrząc z perspektywy czasu na wszystkie działania mające na celu przygotowanie szkoły pływackiej na nowy rok, nie da się nie zauważyć, że jest ich bardzo dużo. Jeżeli nie zaplanujemy sobie tego wcześniej, kiedy dane terminy zbliżają się nieubłaganie, wszystko może się skumulować i finalnie na coś zabraknie Wam czasu. Będzie Was to kosztowało dodatkowy stres, być może też dodatkowy nakłady finansowe. Dobrego planowania uczyłam się przez wiele, wiele lat i wiem, że to wcale nie jest takie proste. Jeżeli macie już postanowione jak wygląda u Was rok szkolny, czy robicie zapisy raz na rok, czy robicie raz na semestr, czy miesięcznie, to pod te wszystkie działania ustalcie konkretnie kiedy jakie wydarzenie ma miejsce. Następnie oczywiście musimy ustalić grafiki na basenie, bo jest to podstawą naszej działalności. Jeżeli współpracujecie z innymi trenerami, to również ustalicie ich harmonogram pracy. Nie zostawiajcie tego na ostatnią chwilę. Dodatkowo, jeżeli planujecie wszystkie kwestie takie jak wyposażenie w sprzęt sportowy, które musicie uzupełnić na basenie, zakup gadżetów, to też umieśćcie to w kalendarzu. Do takiego planowania polecam wspomagać się aplikacjami – macie wszystko w jednym miejscu, pracując w zespole delegujecie innym zadania, opisujecie je i ustalacie daty rozliczenia. Nie musicie upewniać się czy zadanie zostało zrobione, bo trzeba to po realizacji odhaczyć. My wspomagamy się korzystaniem z 2 narzędzi: do komunikacji – ze Slacka, a do planowania – z Asany.
Zaplanuj efektywne przeprowadzanie zapisów
Co tutaj mam na myśli? Musicie zastanowić się jaką ilość podopiecznych planujecie podczas rozpoczęcia roku. Czy jesteście przygotowani na to, żeby odebrać wszystkie telefony? Czy planujecie zapisy mailowo? Czy być może chcecie korzystać z aplikacji bądź narzędzia zewnętrznego, które automatyzuje te zapisy? Kilka lat temu, to ja odbierałam wszystkie telefony i w momencie, kiedy już doszliśmy do ilości czterystu osób, to pracowałam 24h na dobę, 7 dni w tygodniu. Telefon był tak bardzo gorący, że nie nadążałam, żeby porozmawiać ze wszystkimi chętnymi. Później próbowałam do wszystkich oddzwonić. Wiązało się to jednak z tym, że mogły pojawić się błędy, mogłam ominąć jakiś ważny telefon. Z perspektywy czasu jak sobie usiądziecie i przemyślicie to dojdziecie do wniosku, że pozyskanie danego klienta dla Was jest bardzo drogie. Być może na samym początku nie zdajemy sobie z tego sprawy, bo robimy wiele rzeczy. Zależy nam na tym, żeby tych podopiecznych było jak najwięcej, żeby wypełniły miejsca w grupie bądź na zajęcia indywidualne. Warto wcześniej zaplanować powyższe działania, tak żeby klient po prostu się od Was nie odbił i nie poszedł sobie gdzieś indziej. Polecam korzystać z serwisu zewnętrznego. Stworzyliśmy swoją platformę do zapisu LUPPO SYSTEM, który pomaga wam wynieść obsługę klienta na wyższy poziom, a wam i waszym trenerom skupić się na tym, co najbardziej lubicie robić – czyli uczyć. My w pełni zautomatyzowaliśmy system zapisów. Telefony i maile są i tak nieuniknione, ale dzięki temu udało się uwolnić czasowo i poświęcić czas priorytetom.
Sprawdź swoją komunikację z klientem
Zwizualizuj sobie, jaką drogę pokonuje Twój klient, trafiając do Ciebie. Jeżeli już wykonaliście masę pracy, żeby zdobyć klienta, to ważne jest to, abyście mieli tą świadomość jak klient się do Was zapisuje. Czy wchodząc na Waszą stronę internetową, czy na sociale to wszystko jest dla nich jasne, czy znajdzie informacje, których szuka, czy wie jak się zapisać. Spróbuj wejść w rolę klienta i przejść przez te wszystkie etapy i następnie odpowiedzieć sobie: Czy jak zadzwonię jako klient i nikt nie odbierze, to czy ktoś od Was jest gotowy na to, żeby oddzwonić? Jak napiszę maila, to w jakim czasie dostanę odpowiedź? Ludzie są niecierpliwi. Trzeba pamiętać o tym, że przy okazji rozpoczęcia roku oni układają bardzo wiele rzeczy, często harmonogram rodziny na cały rok, więc ta odpowiedź nie może być wydłużona. W Hasten rozdzieliliśmy zapisy na dwa etapy: dla naszych klubowiczów, czyli osób, które z nami chcą kontynuować pływacką przygodę – oni mogą się zapisać wcześniej, mają na to tydzień czasu. Zapisy dokonywane są poprzez system, o którym mówiłam wcześniej. Nowe osoby, które chcą do nas dołączyć mogą to zrobić dopiero tydzień później, wybierając między terminami i miejscami, które zostały. W ten sposób komunikujemy, że warto być w naszej społeczności, warto być naszym klubowiczem, dostaje się przez to pewne gratyfikacje np. pierwszeństwa wyboru terminu zajęć.
Podziel zadania w zespole i wyznacz daty ich realizacji
Jeżeli pracujesz w zespole, to warto abyście robili narady i regularnie np. 1 x w tyg się spotykali/ zdzwaniali, żeby ustalać działania, dawać sobie informacje zwrotne, informować co się dzieje w jakim dziale. Przy zapisach, kiedy jest dużo wszystkich działań, jest to bardzo istotne, żeby doprecyzować, kto jest za to odpowiedzialny oraz żeby upewnić się, że rozumie swoje zadanie. Dodatkowo powinniśmy wspólnie umówić się na termin realizacji. Jeżeli u Was w zespole jest tzw. lider, który sprawuje kontrolę nad wszystkim, to on musi się upewnić, czy dla danych członków zespołu informacja, która od niego wyszła na temat wykonanego zadania jest jasna i klarowna. Czy ta osoba to rozumie, co ma zrobić? Czy rozumie, jakie są konsekwencje, jeżeli tego nie zrobi? A jeżeli nie rozumie, to jeśli będzie miał jakieś problemy podczas wykonywania tego zadania, to żeby mieć pewność, że może zawsze zgłosić się po pomoc. Tu już wchodzimy w kwestie pracy zespołowej.
Zaplanuj swój budżet i sprawdź czy rok i twoje plany zepną się finansowo
To najczęściej pomijany punkt, zapominany, spychany gdzieś na sam koniec, a wcale nie najmniej istotny, jeśli chodzi o przygotowanie szkoły pływackiej na nowy rok. Jednak wszyscy mówią, że nie mają na to czasu….
Ostatnio rozmawiałam z wieloma osobami, które również prowadzą szkołę czy kluby pływackie. Podczas rozmów wychodziło, że największym naszym problemem, jest fakt, że nie liczymy. Planujemy rozrost, planujemy wszystkie działania związane z zapisami i pozyskiwaniem klientów, natomiast nie planujemy niczego pod kątem finansowym. Wiele osób myśli, że planowanie prowadzenia szkoły pływania pod kątem finansowym wygląda w ten sposób, że kosztem wyłącznie jest wynajęcie toru i koszt trenera, a reszta zostaje Ci w kieszeni. Niestety tak nie jest. W przypadku rozrostu te koszty się robią coraz coraz większe. Ja początkowo liczyłam tylko czy dana grupa w jakiś sposób jest rentowna. Rozpisywałam finanse, miałam swoje excele, wydawało mi się, że mam to w jakimś stopniu pod kontrolą. Natomiast dopiero od 4 lat pracujemy na pliku budżetowym, gdzie kategoryzujemy wszystkie wydatki i przychody. Wiem, że to trochę brzmi korporacyjnie, ale jeżeli chcemy planować i się rozwijać, to takie działania korporacyjne musimy wprowadzić do naszych organizacji. Daje to poczucie kontroli i na sam koniec pozwala czerpać satysfakcję finansową.
Podsumowując, skuteczne przygotowanie szkoły pływackiej na nowy rok to kluczowy element, który wpływa na sukces całego sezonu. Dzięki zastosowaniu przedstawionych wskazówek, zarówno kadra, jak i uczniowie będą mogli cieszyć się lepszą organizacją, co sprzyja efektywnemu nauczaniu i budowaniu relacji. Zainwestowanie czasu w odpowiednie planowanie przyniesie wymierne korzyści i przyczyni się do stworzenia pozytywnego środowiska w szkole lub klubie pływackim.
Aby być na bieżąco z najnowszymi wskazówkami i inspiracjami dotyczącymi prowadzenia biznesu pływackiego, zachęcamy do śledzenia naszego podcastu na YouTube oraz profili w mediach społecznościowych. Regularnie publikujemy wartościowe treści, które pomogą w rozwijaniu umiejętności i wiedzy w tym obszarze. Nie przegap okazji, aby pozostać w kontakcie z naszą społecznością i czerpać z najnowszych informacji!
